Duplicata

A duplicata é um dos instrumentos mais utilizados nas operações comerciais brasileiras, especialmente nas transações entre empresas (B2B). Apesar de sua ampla adoção, muitos empreendedores e até mesmo profissionais de áreas administrativas ainda têm dúvidas sobre sua finalidade, obrigatoriedade, tipos e correta emissão.

Este artigo explica, de forma prática e objetiva, tudo o que você precisa saber sobre a duplicata para garantir segurança jurídica e eficiência nas suas operações comerciais.

O que é uma duplicata?

A duplicata é um título de crédito utilizado para representar uma venda de mercadoria ou prestação de serviço feita a prazo. Ela é emitida pelo credor (vendedor ou prestador de serviço) e pode ser cobrada judicialmente, caso o devedor não efetue o pagamento no prazo acordado.

O uso da duplicata é regulamentado, sendo obrigatória em operações a prazo entre pessoas jurídicas, desde que a venda esteja documentada por nota fiscal.

A duplicata tem como funções principais:

- Comprovar a existência de uma obrigação de pagamento;

- Estabelecer formalmente o prazo para quitação da dívida;

- Permitir a cobrança judicial ou extrajudicial em caso de inadimplência.

Além disso, a duplicata pode ser usada como instrumento de antecipação de recebíveis, por meio de desconto em instituições financeiras ou cessão a empresas de fomento mercantil.

Tipos de duplicata

1. Duplicata Mercantil

Relacionada à venda de mercadorias a prazo. Deve ser emitida com base em uma nota fiscal de venda de produtos.

2. Duplicata de Prestação de Serviços

Emitida por prestadores de serviço, com base em uma fatura ou nota fiscal de serviços. Aplicável a empresas que vendem intangíveis, como consultorias, manutenção, transporte, etc.

E como funciona a emissão da duplicata?

-   A venda ou prestação do serviço é realizada com emissão da nota fiscal;

- A duplicata é gerada, contendo os dados da nota fiscal, prazo e valor a receber;

- Pode ser enviada ao devedor para aceite (em papel ou digital);

- Após o vencimento, caso o pagamento não seja efetuado, pode-se realizar a protesto em cartório ou ação de cobrança;

- A duplicata pode ser emitida de forma física ou eletrônica conforme autorizado por lei.

Cuidados importantes ao utilizar duplicatas

- Emitir com base em documentos fiscais válidos e com informações idênticas;

- Conferir todos os dados do sacado (CNPJ, razão social, endereço, etc.);

- Evitar erros de digitação em valores, datas e número da nota fiscal;

- Manter controle rigoroso das duplicatas emitidas, vencidas e recebidas;

- Realizar protesto formal em caso de não pagamento, garantindo a exigibilidade do crédito.

A duplicata é uma ferramenta essencial para a formalização das vendas a prazo e para a organização financeira das empresas. Com validade jurídica e capacidade de cobrança, ela oferece segurança para o credor e previsibilidade de fluxo de caixa. No entanto, sua correta emissão e controle são indispensáveis para evitar problemas legais, inadimplência não tratável ou invalidação do título.

Adotar boas práticas na gestão de duplicatas, incluindo sistemas automatizados e acompanhamento das contas a receber, contribui para a saúde financeira do negócio e reduz significativamente os riscos nas operações comerciais.

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